การเขียนสิ่งที่ต้องทำก่อนเริ่มงาน หรือที่เรียกว่า To-Do List เป็นวิธีการที่ทำให้ทำงานได้เยอะขึ้น และมีสมาธิจดจ่อกับงานได้มากกว่า แต่ทว่าขั้นตอนที่หนักหนาที่สุดในการเขียน To-Do List คือตอนเขียนงาน และเอาไปใช้จริงซะนี่ บทความนี้จึงได้นำวิธีจด To-Do List ให้มีประสิทธิภาพมาฝากกัน

To-do List คืออะไร

To-do List หรือรายการสิ่งที่ต้องทำ เป็นการจดบันทึกอย่างหนึ่ง โดยการจดสิ่งที่ต้องการทำ โดยเขียนเป็นรายการเป็นข้อ ๆ เรียงไปเรื่อย ๆ รายการไหนที่ทำเสร็จแล้ว ก็ให้ทำการขีดฆ่าทิ้งไป เพื่อที่จะได้ทราบว่าเหลือรายการอะไรที่ต้องทำอีกบ้าง โดยวัตถุประสงค์ของการจัดทำ To-do List ก็คือการทำงานที่วางแผนไว้ให้เสร็จลุล่วง ไม่ตกหล่น

วิธีจด To-Do List ให้มีประสิทธิภาพ

1. เขียนทุกอย่างที่คิดออก

ใครที่เจอปัญหาคิดไอเดียอะไรออกแล้วมักจะลืมบ่อย ๆ หรือมีสิ่งที่ตัองทำเยอะ ๆ และมักจะพบว่าตัวเองไม่มีสมาธิ ทำอะไรหลาย ๆ อย่างพร้อมกัน บางครั้งอาจจะมีความกังวลว่าตัวเองกำลังลืมทำอะไรที่สำคัญหรือเปล่า แนะนำให้จดทุกอย่างออกมา การจดบันทึกจะช่วยให้คุณลดความกังวลลงได้ และช่วยให้เห็นภาพชัดขึ้นว่าควรจะโฟกัสที่อะไร หลังจากลองเขียนทุกอย่างออกมาคุณอาจจะพบว่าสิ่งที่คุณต้องการทำจริง ๆ อาจจะมีแค่ 3 อย่าง 5 อย่าง หรืออาจจะมีเป็นสิบ ๆ อย่างเลยก็ได้ ตัวอย่างรายการที่สามารถเขียนได้เช่น โทรไปตามงานคนนี้, อ่านอีเมลฉบับนี้ หรือจะเขียนสิ่งที่กำลังกวนใจคุณอยู่ก็ได้ เช่น เตรียมงานประชุมสำหรับสัปดาห์หน้า สรุปคือเขียนทุกอย่างนั่นเอง สำหรับงานหรือรายการสิ่งที่ต้องทำ แนะนำให้เขียนเป็นหัวข้อง่าย ๆ เป้าหมายในการเขียน To-Do list คือการเตือนความจำคุณเท่านั้น ไม่ได้ส่งให้ใครดู แต่ถ้ากลัวจะจำไม่ได้ก็ให้เขียนละเอียดไปเลยก็ไม่ได้ผิด เช่น การเขียนว่าโทรหาลูกค้า ในกรณีที่คุณจำได้อยู่แล้วว่าต้องการโทรหาเพื่ออะไร การจดนี้เพื่อเตือนไม่ให้ลืมโทรหาลูกค้าเท่านั้น แต่ถ้ากลัวจะจำไม่ได้จริง ๆ ก็อาจจะเขียนละเอียดได้เลยเช่น โทรหาคุณสมชายคุยเรื่องสินค้าที่มีปัญหา

2. วางแผนงานที่ทำก่อน

เมื่อจัดลําดับความสําคัญของงานทั้งหมดแล้ว คุณจะสามารถวางแผนงานในสิ่งที่ควรทำก่อนได้ง่ายมาก สำหรับงานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ให้ลองจัดการดูว่าสามารถนำงานเหล่านี้ไปทำวันอื่นได้หรือไม่ ถ้าไม่ต้องทำเลยก็ตัดทิ้งไป หากงานนั้นเป็นงานที่ทำได้และใช้เวลาไม่เกิน 2 นาที ให้ทำทันที หากงานนั้นเป็นงานมีคนอื่นสามารถทำแทนได้ หรือคนอื่นทำแล้วมีประสิทธิภาพมากกว่าก็ให้มอบหมายให้คนอื่นทำแทน หากงานนั้นเป็นงานที่ต้องทำเอง ให้ลองเอางานนั้นออกมาซอยเป็นงานย่อย ๆ ที่ต้องทำในแต่ละอย่าง เช่น 1. หาข้อมูล 2. เขียนโครง 3. ใส่ข้อมูลใน Presentation 4. หาภาพประกอบ 5. ฝึกพูด 3 ครั้ง เป็นต้น และสิ่งที่สำคัญคือพยายามแบ่งเวลาในการทำงาน To Do List แต่ละอย่าง เพื่อไม่ให้ทำงานกินเวลามากเกินไปในแต่ละงาน

3. จัดตารางงานตามความเป็นจริง

สำหรับคนที่ทำงานมาระยะนึงคงจะรู้ความสามารถของตัวเองดีว่างานชิ้นนึงจะใช้เวลาทำนานแค่ไหน และวัน ๆ นึงจะทำงานได้เสร็จซักกี่งาน การจัดตารางการทำงานก็ควรจะจัดตามความเป็นจริงไม่หลอกตัวเอง เช่น สามารถทำงานได้วันละ 5 อย่างก็ไม่ควรจะจัดตารางว่าวันนี้จะทำงาน 20 อย่างเป็นต้น นอกจากคุณจะรู้อยู่แล้วว่ามันเป็นไปไม่ได้ เมื่อจบวันจริง ๆ แล้วไม่สามารถทำงานเสร็จ 20 อย่างตามที่ตั้งใจไว้ ก็จะทำให้เสียกำลังใจ และเกิดอาการ overload ในที่สุด

4. ลงมือทำ

สิ่งสุดท้ายก็คือการลงมือทำตามแผนที่ได้วางเอาไว้ และเมื่อทำธุรกิจอันไหนเสร็จให้ทำการขีดฆ่างานนั้น ๆ ทิ้งไป เพราะการขีดฆ่างานทิ้งไปนั้นจะเป็นหลักจิตวิทยาทำให้มีกำลังใจว่าวันนี้สามารถทำงานชิ้นนั้นได้เสร็จและเมื่อเห็นTo Do List ที่เหลืออยู่มันลดลงเรื่อย ๆ ก็จะมีกำลังใจในการทำงานต่อเนื่องมากขึ้น